Apps zum Scannen von Belegen: Was zu beachten ist

Wer kennt das nicht bei den Finanzen – großer Aufwand, noch größerer Papierkram. Das betrifft nicht nur Unternehmen, sondern auch freiberufliche Personen und alle, die eine Steuererklärung oder Spesenabrechnung machen.

Denn dann müssen Belege und Rechnungen jeglicher Art nicht nur organisiert und erfasst, sondern auch aufgehoben werden und das laut dem Bundesfinanzministerium bis zu zehn Jahre.¹ Ellenlange Kassenbons, das Problem der Thermobelege, die oft viel zu schnell verblassen, und eine bunte Mischung an Papier- und Digitalbelegen – das Resultat ist bei vielen eher chaotisch.

Besser ist es oft, Belege und Quittungen zu scannen und digital zu erfassen. Scanner-Apps für Belege bieten eine gute Alternative zu klobigen, oft teuren Scannern. Dieser Artikel erklärt, wie diese bei der Buchhaltung und Budgetierung helfen können.

Was sind Scan-Apps für Belege?

Seit 2010 besteht in Deutschland die sogenannte Kassenbonpflicht. Selbst für ein Brötchen oder eine Quarktasche müssen an allen elektronischen Kassen, auch im Tante-Emma-Laden, Quittungen herausgegeben werden. Damit soll Steuerhinterziehung vorgebeugt werden.²

Es gibt zwar digitale Kassenbons, diese sind in Deutschland jedoch noch nicht weit verbreitet. Das heißt, dass sich viele Menschen früher oder später mit dem Scannen von Rechnungen beschäftigen müssen, besonders wenn es zu einer Abrechnung oder der Steuererklärung kommt.

Dank der heutigen Technologie gibt es Apps, die sämtliche Quittungen und Rechnungen mit dem Mobiltelefon oder Tablet einscannen und danach die Informationen des Belegs auslesen können. Diese Daten werden in eine Software übertragen, wo sie mit dem jetzt digitalen Beleg gespeichert werden.³

Herkömmliche Scanner nehmen oft viel Platz weg, und sie können teuer und ineffektiv sein, während Beleg-Scanner-Apps auch unterwegs genutzt werden können – bevor der Kassenbon in der Tasche verlorengeht. Es gibt verschiedene Apps für Android und iOS, von denen einige sogar kostenfrei sind.³

Wie funktionieren Beleg-Scanner-Apps?

Reguläre Scanner verwenden Licht und Reflexionen, um digitale Kopien zu erstellen. Eine Scanner-App nutzt dagegen OCR-Technologie. OCR steht für „Optical Character Recognition“ (auf Deutsch optische Zeichenerkennung). Belege werden also nicht nur gescannt, sondern auch ausgelesen. Dann folgt die Datenextraktion in eine korrespondierende Software.^4,5

So funktioniert es:

• Eine Quittung wird mit der Scanner-App auf dem mobilen Gerät fotografiert.
• Die App optimiert die Datei. Es werden Unreinheiten beglichen und die Größe optimal zugeschnitten, sodass der gespeicherte Beleg möglichst wenig Platz wegnimmt. Gespeichert wird je nach App und Wunsch als PDF, JPEG oder TIFF.⁶
• Die OCR-Technologie liest danach die Informationen auf dem Beleg und wandelt sie in Text um. Dazu gehören relevante Informationen wie Beträge, Rechnungsdatum und Anschrift.
• Gelesene Informationen werden mit der jeweiligen Quittung verlinkt und in eine entsprechende Software für die Buchhaltung oder Steuer übertragen.

Vorteile von Apps zum Scannen von Belegen

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) legen genau fest, wie und in welcher Form digitale Belege für die Steuer gespeichert werden müssen.⁷

Beim Nutzen einer Rechnungs-App und einer Scanner-App gibt es viele Vorteile für die Budgetüberwachung:

• Weniger Papierkram, weniger Kosten. Das Umsteigen auf digitale Belege kann zu weniger Papierverschwendung führen. Während Thermobelege früher oft kopiert werden mussten, um ihre Lebensdauer zu erhalten, können sie heute einfach digital gespeichert werden. Das kann Geld und Platz sparen.⁸
• Bessere Qualität, mehr Platz. Kann ich nicht einfach die Kamera meines Mobiltelefons nutzen? Nein! Im Gegensatz zu regulären Fotos werden Belege von einer Scanner App in höherer Qualität aufgenommen. Außerdem verbrauchen die gespeicherten Formate weniger Platz auf dem Handy oder in der Cloud.⁸
• Mehr Effizienz. Eine Scanner-App mit OCR-Technologie speichert nicht nur Belege, sondern liest sie aus und organisiert sie. Daten müssen nicht mehr manuell übertragen werden, denn das macht die App – und das mit nachweislich weniger Fehlern.⁵
• Mehr Übersicht. Die App kann dabei helfen, Übersicht über die Finanzen zu schaffen. Belege können schnell durchsucht und gefunden werden; so wird sowohl die Steuererklärung als auch eine mögliche Steuerprüfung vereinfacht.⁸

Scanner-Apps können bei der Budgetierung hilfreich sein, denn sie bringen Übersicht und Ordnung in die Finanzen, und zwar in Echtzeit. Besonders praktisch: Sie können überall genutzt werden, auch auf Geschäftsreise, sodass das Budget immer im Blick behalten werden kann.⁸

Einschränkungen

Es gibt wenig Nachteile bei der Nutzung von Beleg-Scannern. Es dauert zwar seine Zeit, Belege einzuscannen, ist aber immer noch schneller als alle Daten manuell einzugeben.

Wichtig: Einige Belege müssen weiter im Original aufgehoben werden. Dazu gehören Dokumente wie Zeugnisse, Zollanmeldungen und solche mit Wasserzeichen. Zudem sollten regelmäßige Backups der digitalisierten Belege gemacht werden.⁹

Sicherheitsaspekte

Bei seriösen Scanner-Apps ist es in der Regel nicht nötig, sich viele Sorgen, um einen Zahlungs-App-Betrug zu machen. Allerdings ist Datensicherheit wie bei allen Apps ein wichtiger Aspekt. Wie immer, wenn es um die digitale Sicherheit geht, gilt es, Apps regelmäßig zu updaten und eine Virenscanner-App zu nutzen.

Außerdem sollte bei der Wahl der App darauf geachtet werden, dass sie GoBD-konform arbeitet, sodass Belege verfälschungssicher gespeichert werden.⁸

So kann PayPal helfen

PayPal kann die Budgetierung erleichtern und liefert Experten-Tipps rund ums Thema Finanzen und Planung. Außerdem können Rechnungen mit der digitalen Brieftasche („Digital Wallet“) einfach bezahlt sowie online verwaltet werden.